Myob Accounting Versi 17 - Transaksi Pembelian (Purchase)

1. Pembelian (Purchase)

Menu purchase di command centre digunakan untuk mencatat penawaran dari supplier (Quote), pemesanan barang kepada supplier atau Order pembelian (purchase order), pembelian barang atau jasa baik tunai maupun kredit, retur pembelian dan pelunasan hutang.

Pada Myob yang dimaksud dengan pembelian dan urutanyya sebagai berikut:
•    Quote atau penawaran , berguna untuk mencatat penawaran yang diterima dari supplier. Pencatatan ini berguna sebagai informasi dimasa depan pada saat anda memutuskan untuk membeli barang yang ditawarkan.

•    Purchase Order atau Order pembelian, fasilitas untuk mencatat order pembelian yang anda buat dan anda kirimkan kepada supplier untuk suatu pesanan barang yang akan dibeli. Pada purchase order ini transaksi pembelian yang sesungguhnya belum terjadi, karena barang yang anda pesan/beli belum anda terima, sehingga belum berdampak pada inventory dan arus kas, kecuali jika anda membayarkan sejumlah uang atas transaksi purchase order ini. Pembayaran atas purchase order dibukukan sebaga pembayaran uang muka.

•    Bill atau Faktur Pembelian adalah pembelian actual yang terjadi karena barang yang dipesan dari suplier sudah anda terima. Sehingga transaksi ini akan berdampak pada :
1.    terjadinya jurnal transaksi pembelian
2.    pengurangan saldo kas jika transaksi tunai atau penambahan saldo hutang jika transaksi dilakukan secara kredit
3.    penambahan saldo inventory (persediaan barang dagang
Mencatat Pembelian Kredit

Mencatat Transaksi Pembelian Kredit : 

Dari Command Centre pilih Purchase – Enter Purchase – Isikan Transaksi – Klik Record

Bill  : Tagihan   
Terms : Isikan syarat pembayaran
Tax Inclusive : Jika harga sudah termasuk pajak maka beri tanda cheklist (Tax Inclusive), jika harga tidak termasuk pajak hilangkan tanda checklist (Tax Exclusive).
Purchase : Isikan nomor PO (jika ada)
Date  : Isikan tanggal transaksi
Supplier Invoice : Isikan nomor invoice (jika ada)
Kolom Received : berisi tentang jumlah barang yang kita beli.
Backorder : Berisi jumlah barang yang akan kita pesan kembali, karena belum dikirim.
Item Number dan Description : Nomor item dan nama barang.
Price : Isikan harga barang
Discount : Isikan besarnya discount (jika ada)
Total : Hasil kali antara kolom received dengan price (otomatis)
Tax : Isikan kode pajak
Freight : Isikan besarnya biaya angkut (jika ada), biaya angkut jika  terkena pajak pilih kode pajak, jika tidak pilih N-T.
Tax Freight : Besarnya pajak biaya angkut (jika ada)
Paid today : Isikan uang muka yang dibayarkan (jika ada).

Jika ingin melihat tampilan transaksi dalam bentuk jurnal sebelum di Record, maka tekan bersamaan tombol Ctrl – R.

Mencatat transaksi Pembelian Tunai

Secara umum pengisian transaksi pembelian tunai hampir sama dengan pembelian kredit. Hanya saja untuk pembelian tunai ada langkah selanjutnya yang harus dilakukan, syarat yang digunakan juga menggunakan COD.

    Purchase – Enter Purchase – Isikan Transaksi – Record
    Buka menu Purchase Register – Open Bills - Sorot transaksi pembelian tunai yang baru diisi – Klik Pay Bills – Isikan data yang diperlukan - Records

Mencatat transaksi Quotes dan Order serta mengubahnya ke Bill
Proses Quotes atau Orders untuk transaksi :
•    Klik menu Purchase – Enter Purchase
•    Pilih Quotes / Orders dan pilih supplier
•    Isikan data yang diinginkan
•    Save Quotes / Save Orders

Merubah Quotes menjadi Orders / Bill :
•    Purchase – Purchase Register – Pilih Quotes – Isikan tanggal
•    Pilih Quotes yang akan dirubah menjadi Orders / Bill
•    Klik Change to Orders (jika ingin dirubah menjadi Orders)
•    Klik Change to Bill (Jika ingin dirubah menjadi Bill)

Jika menyetujui semua Quotes maka langsung Klik Record, jika ingin merubah, silakan dirubah lalu klik Record.

Merubah Orders menjadi Bill :
•    Purchase – Purchase Register – Pilih Orders – Isikan tanggal
•    Pilih Orders yang akan dirubah menjadi  Bill
•    Klik Change to Bill (jika ingin dirubah menjadi Bill)
•    Ubah yang perlu dirubah, lalu klik Record.

Mencatat transaksi Retur Pembelian

Pencatatan retur pembelian dapat dilakukan dengan langkah yang hampir sama dengan menu pembelian. Perbedaannya terletak pada kolom Received, dimana angka yang dimasukkan adalah sebesar angka yang dikembalikan serta diberitanda negative (-). Transaksi retur akan berpengaruh pada beberapa hal diantaranya:

    Berkurangnya saldo akun Hutang Dagang/Usaha
    Berkurangnya saldo akun Persediaan Barang Dagangan
    Bertambahnya saldo akun Uang muka pembelian (jika ada)
    Berkurangya jumlah fisik barang

Prosedur pencatatan Retur Pembelian :
1.    Klik tombol Purchase pada Command Centre
2.    Klik Enter Purchase
3.    Masukkan nama pemasok / Supplier
4.    Memasukkan kuantitas negatif untuk item yang akan diretur pada kolom Received, maka harga
       jual menjadi bilangan negatif pada kolom Price.
5.    Klik Record

Apply to Purchase

Akibat retur pembelian, invoice harus dikurangkan. Untuk mengurangkan invoice dapat dilakukan dengan membebankan kepada invoice yang lain (Apply to Purchase), jika pembelian dilakukan dengan cara kredit. Akan tetapi jika pembelian dilakukan dengan tunai maka menggunakan menu (Received Fund).
Prosedur pembebanan kedalam invoice dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1.    Klik tombol Purchase Register – Pilih Return & Debits
2.    Sorot transaksi yang akan diproses
3.    Klik tombol Apply to Purchase yang terdapat dibagian bawah jendela Purchase Register. Jendela
       Settle Return & Debits akan ditampilkan.
4.    Selanjutnya masukkan jumlah retur pada baris transaksi yang akan dikurangkan pada kolom
       Ammount Applied
5.    Klik Record

Received Refund

Untuk pembelian yang dilakukan dengan tunai maka menggunakan menu (Received Fund).
Prosedur dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1.    Klik tombol Purchase Register – Pilih Return & Debits
2.    Sorot transaksi yang akan diproses
3.    Klik tombol Received Refund yang terdapat dibagian bawah jendela Purchase Register. Jendela
       Settle Return & Debits akan ditampilkan.
4.    Masukkan akun untuk menampung penerimaan kas pada field Deposit to Account atau melalui
      Group with Underdeposited Funds
5.    Field Received Fund berisi jumlah penerimaan
6.    Masukkan metode pembayaran pada field Payment Method
7.    Isikan Memo
8.    Masukkan tanggal
9.    Klik Record

Mencatat Transaksi Pelunasan Hutang

    Klik Purchase – Pay Bills
    Pilih Supplier – Isikan jumlah yang akan dilunasi (Amount)
    Isikan data-data
    Pilih Invoice yang akan dilunasi
    Klik Record